二次会代行サービス利用の流れ：打ち合わせから当日までのステップを解説

こんにちは！二次会代行プランナーの石川です。
二次会の幹事代行歴3年の私がこれまでの経験を活かし、「二次会代行おすすめ情報」として結婚式二次会や幹事代行に関する有益なノウハウをお届けします。結婚式二次会を検討している新郎新婦の皆さんにとって、少しでも参考になれば嬉しいです！

二次会代行サービス利用の流れ

「どこの業者にお願いすればいいだろう？」「相談から当日までどんな流れで進むの？」「契約前に確認すべきことはある？」と、分からないことだらけかもしれません。
初めて代行業者に依頼する場合、具体的に何をどう準備すればいいのかイメージしにくく、不安になりますよね。
そこで、ここでは一般的な二次会代行サービス利用のステップを時系列で解説します。
問い合わせ後の打ち合わせからパーティー当日まで、どのように準備が進んでいくのか順番に見ていきましょう。

1. 問い合わせ・無料相談

まずは気になる代行会社に問い合わせをして、サービス内容の説明を聞くところからスタートします。
多くの業者では事前にプランナーとの相談会（ヒアリング）を設けており、対面はもちろん、電話やZoom等を使ったオンライン相談に対応してくれる会社もあります。
お二人の都合に合わせて柔軟に相談できるかどうかも、業者選びのポイントになります。
電話やメール、Webの問い合わせフォームなどから連絡し、希望の日程やおおまかなゲスト人数・予算、新郎新婦のイメージしている二次会像を伝えます。
多くの会社では無料相談会や個別相談を受け付けており、プランナーから直接話を聞ける機会が用意されています。
日程や料金プランについて不明点があれば、この段階で遠慮なく質問しましょう。
強引に契約を迫られることはありませんので、まずは情報収集のつもりで気軽に相談してみてください。

2. プラン提案・見積もり

初回相談の内容をもとに、プランナーが具体的な二次会プランを提案してくれます。
希望に合いそうな二次会会場の候補リストや、盛り上がりそうなゲーム演出のアイデア、そして概算の見積もり金額などが提示されます。
プランナーからの提案をもとに、新郎新婦は内容を検討します。
会場やプラン内容に納得できれば次の契約ステップに進みますが、もし提案内容に不安や要望があればここで率直に伝えて調整してもらいましょう。
まだこの時点では契約前なので、複数の業者から話を聞いて比較検討することも可能です。
なお、会社によっては希望の会場を仮押さえした上で見積もりまで出してくれるところもあります。
また、契約に進む前にキャンセル料の規定や見積もりに含まれるサービス範囲（後から追加料金が発生しないか）もしっかり確認しておきましょう。

3. 正式契約・打ち合わせ開始

提案内容と見積もりに新郎新婦が納得できたら、いよいよ正式契約となります。
契約書にサインを交わし、ここから本格的に二次会の準備がスタートします。
担当の専属プランナーが改めて自己紹介と挨拶を行い、詳細な打ち合わせが始まります。
打ち合わせでは、二次会のタイムラインや進行内容、ゲームのルール、景品のラインナップ、司会者への要望など、具体的な内容を一つひとつ決めていきます。
打ち合わせの回数は会社や二次会の規模によって様々ですが、一般的には2～4回程度行われます。
新郎新婦が多忙でなかなか対面で集まれない場合は、メールや電話で連絡を取り合いながら柔軟に進めてくれるので安心です。
友人に幹事を頼む場合は綿密な打ち合わせを何度も行う必要がありますが、プロのプランナーなら効率よく要点をまとめてくれるため、短い準備期間でもスムーズに計画が進みます。

4. 準備期間の進行

正式契約後、二次会当日まではプランナー主導で各種準備が進められます。
一般的に二次会までの準備期間は3～4か月程度とされますが、結婚式まで時間がない場合はもっと短期間でも対応してもらえます。
例えば急遽結婚式から1か月後に二次会を行いたいといったケースでも、代行会社によっては柔軟にサポートしてくれるところがあります。
ただ、ゲストへの案内や出欠確認、会場やスタッフの手配などもあるため、できれば余裕を持ったスケジュールで依頼するに越したことはありません。
準備期間中、プランナーは新郎新婦に代わって様々な手配を進めます。
会場と連絡を取り合い飲食メニューを決めたり、招待状を作成してゲストに送り出欠を管理したり、演出に必要なアイテムを発注したりと、やるべきことは多岐にわたります。
新郎新婦にはゲストリストの提供や、プランナーからの提案内容の確認・承認など、ポイントポイントで協力してもらいながら進行します。
忙しい新郎新婦でもメールやオンラインで気軽に確認が取れるよう配慮してもらえるため、負担は最小限で済みます。
私が担当したあるカップルは、仕事が忙しく打ち合わせに十分時間が取れない状況でしたが、メールでの細やかなやり取りで希望を伺い、短期間でも滞りなく準備を整えることができました。

5. 最終確認

二次会開催が近づいたら、最終確認をしましょう！
当日のタイムスケジュールや役割分担や持ち込みアイテムの最終チェック。
余興を担当してくれる友人がいる場合はその段取りも確認します。
ゲストの最終的な出席人数もこの時点で確定させ、名簿をアップデートします。
また、当日の現金精算の方法（会費から必要経費を差し引くのか、事前に振込で支払うのか等）についても、希望がある場合は事前にプランナーに相談しておきましょう！
疑問点や不安な点があれば最後に全て確認しておきましょう。
ここまで準備を進めてきたプランナーとスタッフを信頼して、本番当日を迎えるのみです。

6. 二次会当日（運営と進行）

迎えた結婚式当日、披露宴が終了したらいよいよ二次会のスタートです。
新郎新婦は披露宴からそのまま指定の二次会会場へ移動するだけでOK。
プランナーやスタッフはパーティー開始予定時刻の約1時間前には会場入りし、機材や景品の準備、受付スペースの設営など当日のセッティングを済ませています。
新郎新婦が到着したら簡単な打ち合わせを行い、いざ開宴となります。
なお、二次会パーティー本編は約1.5時間～2時間、受付開始からお開きまでを含めると全体で2時間～2時間半前後の進行が一般的です。
二次会中はプランナーが全体ディレクションを行い、司会者・受付スタッフ・音響スタッフなど各担当が持ち場でしっかり役割を果たします（規模にもよりますが、当日は合計3～5名ほどのスタッフがチームで対応します）。
受付ではゲスト対応と会費管理、会場内では司会者が巧みな進行、音響スタッフがBGMやマイク調整を担当し、全員で二次会を成功に導いてくれます。
新郎新婦は幹事役を気にする必要は一切なく、主役としてゲストとの時間を存分に楽しんでください。
約2時間のパーティーが無事にお開きになった後は、ゲストのお見送りまでスタッフがお手伝いします。
最後に機材の片付けや会場側との精算・確認作業まで代行スタッフが対応してくれるため、新郎新婦は安心して帰路につくことができます。
2次会ジェンヌの場合、プラン内にプロのカメラマンが含まれており、後日二次会中の写真データを受け取れるため、自分たちで撮影しなくても大切な思い出をきれいに残せます。

まとめ

以上が、結婚式二次会の幹事代行を利用した場合のおおまかな流れです。
なお、二次会幹事代行は人気が高まっているため、結婚式の日程が決まったらなるべく早めに相談会を予約しておくと安心です。
直前では希望日程で依頼できない可能性もあるので、余裕を持って問い合わせることをおすすめします。
もちろん実際の段取りは代行会社やプランによって多少異なりますが、大筋はこのステップに沿って進みます。
「プロに頼んだら当日は本当に何もしなくていいの？」と心配になるかもしれませんが、当日はすべてスタッフに任せて大丈夫です。
新郎新婦は披露宴同様に二次会でも主役ですから、準備の段階から当日の進行までプロに任せて、ゲストとのひとときを思い切り楽しんでくださいね。
プロの幹事代行を上手に活用すれば、準備の手間が驚くほど軽減され、当日も安心して二次会を迎えられるはずです。

実際、代行サービスを利用した新郎新婦からは「プロに任せたおかげで披露宴から二次会まで笑顔で過ごせた」「友人に気兼ねなく全員で楽しめて本当に良かった」など、喜びの声が多く寄せられています。

私たち2次会ジェンヌでも、お問い合わせから丁寧にヒアリングを行い、お二人の希望に沿ったプラン提案と万全の準備サポートを心掛けています。
気になる方はぜひ一度無料相談にいらしてください。
プロと一緒に、最高に楽しい二次会を実現しましょう！

結婚式二次会幹事代行プロデュース
2次会ジェンヌ
二次会代行プランナー 石川