二次会代行がしてくれること全部紹介！準備から当日運営まで完全ガイド

こんにちは、二次会代行プランナーの鈴木です。
幹事代行プランナーとして早6年、多くの結婚式二次会をお手伝いしてきました。
その経験を活かし、結婚式二次会や幹事代行に関するお役立ち知識を発信しています。
これから二次会を検討されている新郎新婦の皆さんの参考になれば幸いです。

二次会代行とは？

「二次会代行」とは、披露宴後に行う結婚式二次会の企画準備から当日の運営まで、新郎新婦や友人幹事に代わってプロが対応してくれるサービスのことです。
会場選び、招待状の送付、ゲームや演出の企画、受付対応、司会進行、会費管理など、二次会に関わるあらゆる役割を専門業者がまとめて引き受けてくれます。
新郎新婦にとっては一度きりの大切なパーティーなので、「お金もかかるし任せて本当に大丈夫かな…」と不安に思う方もいるでしょう。
しかし最近では、結婚式準備で忙しいカップルや「友人に負担をかけたくない」という方々を中心に、二次会幹事代行サービスの利用が年々増えています。
プロに任せれば幹事役の負担を肩代わりしてもらえ、失敗の許されない二次会も安心して開催できると注目されているのです。

二次会代行が行う事前準備

二次会代行サービスのサポート内容は会社によって多少異なりますが、基本的な役割は共通しています。
ここからは、二次会代行業者が事前準備の段階で実際にどのようなことをしてくれるのかを紹介します。

希望ヒアリング・企画提案

専属の二次会プランナーが新郎新婦から二次会の希望やイメージを丁寧にヒアリングします。
ゲスト人数や予算、好きなテーマなどを伺い、経験豊富なプランナーが最適なパーティープランを提案してくれます。
「余興を盛り上げたい」「サプライズ演出を入れたい」など要望に合わせて、多彩なアイデアやプログラム内容を考えてもらえます。
また、プランナーは二次会の進行台本やタイムスケジュール、会場レイアウト図まで作成してくれるので、当日までの準備がスムーズです。
新郎新婦はプロとの打ち合わせを通して、自分たちの理想の二次会の形を具体化できるので安心感があります。

二次会会場の選定・手配

希望のエリアや雰囲気、予算に合わせて、理想の二次会会場探しも代行会社がサポートしてくれます。
多くの代行業者は飲食店やパーティ会場との提携ネットワークを持っており、条件に合った会場をいくつも紹介してもらえます。
提携先であれば特別割引やサービス特典が受けられるケースもあり、お得に利用できるメリットがあります。
もちろん新郎新婦が自分で見つけた会場があれば、その会場での開催も代行業者に手配をお願いできます。
会場との日程調整や予約連絡、当日の詳細な打ち合わせもすべてプランナーに任せられるので、新郎新婦自身が会場側と何度もやり取りする手間が省けます。

招待状の作成・ゲスト管理

ゲストへの招待連絡や出欠管理も、二次会代行業者に任せることができます。
メールやLINEを使ったデジタル招待状作成、出欠確認フォームの準備など、効率的な方法でゲストの出欠をとりまとめてくれます。
披露宴には招待しなかった職場関係の友人だけ二次会に呼ぶ場合なども含め、誰が二次会に参加するのか名簿を整理し、管理を代行してもらえるので安心です。
当日急な欠席者や遅刻者が出た際の対応もスタッフにお任せできます。
進行に支障が出ないよう代行スタッフが適宜フォローし、新郎新婦に逐一連絡がいかないよう配慮してくれるため、当日のゲスト対応に追われずに済みます。

余興ゲームの企画・景品手配

二次会の醍醐味である余興やゲームの企画も、代行プランナーがプロならではの視点で提案してくれます。
定番のビンゴや新郎新婦クイズはもちろん、ゲスト全員が参加できるような趣向を凝らしたイベント演出など、多くの二次会を手掛けてきたプロならではのアイデアが期待できます。
必要な音響機材や照明、プロジェクター等も会社によっては豊富に取り揃えており、個人では難しい本格的な演出も可能です。
また、盛り上がりに欠かせない景品類の準備もすべて任せることができます。
人気家電や旅行券を含む豪華景品セットなどを代行業者がまとめて手配してくれるため、自分たちで一から景品を買い集める手間が省けます。
景品選びに悩んだときも、予算に応じたおすすめ商品リストを提案してもらえるので助かります。

二次会当日に代行業者がしてくれること

続いて、二次会当日にプロの代行業者が現場で対応してくれる主な業務内容を見ていきましょう。
当日は新郎新婦も披露宴後で慌ただしいですが、代行スタッフがしっかりサポートしてくれるので安心です。

受付対応・ゲスト案内・会費管理

二次会当日は、代行会社のスタッフが会場入口に立ち、ゲストの受付対応を代わりに行ってくれます。
受付では出席者の名前を確認し、会費を預かってリストにチェックを入れるなどの管理を代行します。
ゲストをスムーズに案内し、決められた席やテーブルに誘導するのもスタッフの役割です。
特に大人数の二次会では、受付対応に加え会場内での案内役がいるとゲストが迷わず安心できます。
さらに集まった会費の総額管理や余ったお釣りの精算まで徹底して行ってくれるため、金銭トラブルの心配もありません。
新郎新婦やご友人に現金管理を任せる必要がないので、みんなが安心してパーティーを楽しめます。

プロ司会者による進行サポート

披露宴とは異なり、カジュアルな雰囲気で行われる二次会ですが、進行役はやはり重要です。
代行サービスでは経験豊富なプロの司会者が派遣され、二次会全体の進行役を務めてくれます。
司会者は事前に作成した進行台本に沿って、適切な盛り上げ役をこなしながらパーティーを進行してくれます。
歓談のタイミングやゲーム開始の合図、新郎新婦やゲストスピーチの呼びかけなどもプロに任せれば安心です。
司会者が場を盛り上げつつ時間管理も徹底してくれるので、「余興に時間を使いすぎて後半が駆け足になった…」というような失敗も防げます。
また、その場のゲストの反応を見ながら臨機応変に盛り上げ方を調整してくれるのもプロならではです。
実際、私が担当した二次会でも、開始直前に新郎新婦から「やっぱりサプライズで友人に歌ってもらいたい」という提案が急遽ありましたが、プロの司会者が見事に時間配分を調整し、滞りなく進行できたことがあります。
こうした経験豊富な司会者の存在は、二次会成功の大きな助けとなります。

音響・映像機器のオペレーション

二次会ではBGMやマイク、映像上映など、音響・映像の演出も欠かせません。
代行会社には音響や映像機器の操作に慣れたスタッフがいるため、パーティーの雰囲気に合わせたBGM選曲から適切な音量調整、マイクのオンオフ、プロジェクターでの動画上映など、一連のオペレーションを安心して任せられます。
新郎新婦が用意したプロフィールムービーやサプライズ映像を流すタイミングも、スタッフが事前に打ち合わせた上でベストなタイミングで再生してくれます。
当日万一機材トラブルが起きても、経験豊富なプロがいれば迅速に対処してくれるので安心です。
友人に音響をお願いした場合は機材トラブル時に対応が難しいこともありますが、プロに任せておけば心強いでしょう。

写真撮影（プロカメラマンの手配）

思い出を形に残す写真撮影も、代行サービスに任せれば万全です。
会社によってはサービスプラン内にプロのカメラマン派遣が含まれていたり、オプションで追加できたりします。
当日、プロカメラマンが二次会に同行し、ゲストとの集合写真や余興中の笑顔、新郎新婦のお話ししている様子など、パーティー中の輝く瞬間を高品質な写真に収めてくれます。
後日データで写真を受け取れるため、自分たちや友人が当日撮影係に追われる必要もありません。
その場をプロに任せておけば、ゲストも新郎新婦もカメラを意識せずリラックスして過ごせるので、自然な表情の写真がたくさん残ります。

会場セッティング・後片付け

当日はプランナーやスタッフがパーティー開始の約1時間前には会場入りし、必要な機材や装飾アイテムのセッティングを行います。
受付スペースの飾り付けや音響設備の設置、ウェルカムボードの設置、景品のレイアウトなどもすべてお任せできます。
新郎新婦やご家族・ご友人は準備作業に追われることなく、披露宴から引き続きリラックスして二次会に臨めます。
そしてパーティーがお開きになった後は、スタッフが速やかに機材の撤収や会場の片付けまで対応します。
忘れ物がないかのチェックや精算業務までフォローしてくれるため、新郎新婦は最後まで安心です。
まさに「体ひとつ」で二次会会場に行くだけでOK、と言えるほど手厚いサービスとなっています。

まとめ

以上のように、二次会代行を依頼すれば、準備段階から二次会当日まで必要なことをすべてプロに任せることができます。
「こんなことまで任せていいのかな？」と思うほど幅広くサポートしてもらえますが、もちろん新郎新婦の希望に応じて役割分担することも可能です。
たとえば「受付だけは友人にお願いしたい」など部分的な依頼にも柔軟に対応できますし、サプライズ演出の内容は新郎新婦とプランナーだけの秘密にするといった調整もできます。
プロと相談しながら準備を進めれば、「自分たちらしい」二次会の実現も夢ではありません。
私たち2次会ジェンヌでも、これまで数多くのカップルの理想の二次会づくりをお手伝いしてきました。
プロのサポートを活用して、大切な二次会をぜひ最高の思い出にしてくださいね。
幹事代行サービスについて気になることがあれば、いつでもお気軽にお問い合わせください。

結婚式二次会幹事代行プロデュース
2次会ジェンヌ
二次会代行プランナー 鈴木