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結婚式二次会の幹事はこんなに大変!?友人幹事が陥る悩みやトラブル集
こんにちは!二次会代行プランナーの石川です。
二次会の幹事代行歴3年目の私が今までの経験を活かして、「二次会代行おすすめ情報」として結婚式二次会や幹事代行に関する有益な情報を発信していき、結婚式二次会を検討されている新郎新婦のお役に立てればと思います!
今回は、「友人幹事が陥る悩みやトラブル」について、ご紹介したいと思います。
はじめに

「結婚式二次会の幹事をお願いされたんですが、何をしたら良いのかよくわからない」といったご相談を幹事を頼まれたご友人様からいただくことがございます。
新郎新婦にとっては結婚式と同様に、二次会も一生に一度のイベント。
失敗するわけにはいかないですよね!
かと言って、結婚式二次会の幹事経験が豊富なわけでもなく、プレッシャーと不安だけが募り、何から準備を始めて、どのように段取りを進めたら二次会を成功させられるのかよくわからない、といった人が多いのではないでしょうか。
「幹事」といっても事前準備する事もかなり多く、日々のお仕事をしながらの幹事業務なので、不慣れな事も多くストレスに感じてしまう方もいらっしゃいます。
幹事を経験された方の本音や経験も交え、幹事の悩みやトラブルについてご紹介いたします!
結婚式二次会の幹事を頼まれた友人の悩みや不安7選
1.何から準備したら良いのかわからない
まず、結婚式二次会の幹事を経験した事があるという人の方が少ないのではないでしょうか。
当然、幹事経験が無いと何から準備すれば良いのか分からないという事態に陥ってしまいます。
インターネットで手当たり次第に情報収集したり、幹事経験がある友人・知人に相談したりして、少しずつ準備を進めていくしかないですね!
2.失敗が許されないという大きなプレッシャー

結婚式二次会は会社の飲み会などとは異なり、新郎新婦にとって一生に一度の思い出となる、やり直しのきかないウェディングパーティーです。
そのため、「失敗して台無しにしてしまったらどうしよう…」「二人のために絶対に成功させないと!」と大きなプレッシャーがかかり、幹事の本音としては、負担が大きく、二次会当日も楽しめないという方も多いかと思います。
3.幹事同士の打ち合わせスケジュールや意見が合わない

二次会の準備では、色々な場面での「打ち合わせ」が必要となってきます。
新郎新婦との打ち合わせ、幹事同士での打ち合わせ、会場との打ち合わせなどがあります。
その中でも、「幹事同士の打ち合わせ」が一筋縄ではいかないケースが多いようで、例えば新郎側3人、新婦側3人、計6人の幹事を立てた場合、その6人全員のスケジュールを合わせるとなると中々大変ですし、そもそも意見や考え方が全員一致することも稀なため、なかなか意見や考えがまとまらず、準備が進まないといった事になりがちです。
打ち合わせ方法についても、今は対面でなくても、グループ通話、オンライン会議、グループチャットなど様々な方法で連絡を取る手段はありますが、オンラインだと発言する人が偏ってしまったり、コミュニケーションが上手く取れなかったりします。
せっかくの結婚式二次会というお祝いの場を準備する仲間たちなのに、意見相違により仲が悪くなってしまっては本末転倒ですよね。
4.二次会当日が盛り上がるか不安

結婚式二次会の当日が盛り上がるかどうかは、事前準備や進行内容・進行方法にもよりますが、一番は当日の司会者の進行力にあると思います。
司会進行がグデグデになってしまうと、新郎新婦も参加してくれたゲストも楽しめず、せっかくのウェディングアフターパーティーが台無しになってしまいます。
司会者は出来る限り、経験豊富な人やプロに依頼するなど慣れている人が司会進行をするのがベストだと思います。
二次会代行会社によっては、司会のみの依頼も受けている業者もあり、2次会ジェンヌの場合は、直近で司会者に空き枠があれば、50,000円~でお受けさせていただく事もあります。
5.二次会会場が決まらない

新郎新婦から二次会の幹事をお願いされた時に、新郎新婦で先に開催会場を決めてもらっていれば問題ないのですが、開催会場も探して欲しいという依頼ですと、時期や条件によっては中々会場が見つからないことが多々あります。
二次会幹事のプロである私たちでも、繁忙期や細かな条件などがあると、条件に合う会場、空きのある会場が全然見つからないというのはよくある話です。
ブライダルの繁忙期である春や秋、大安や友引、忘年会&新年会シーズン、歓送迎会シーズンなどと時期が被ると、空いている会場が中々無かったり、空いていてもシーズン料金などで料金が高くなっていることもあります。
6.ゲストの出欠管理がかなり大変

結婚式二次会を開催するに当たって、意外と大変なのがゲストの出欠管理です!
開催会場が決まって、会費や出欠登録期日を設定してゲストへweb招待状で案内をしたとしても、回答保留のゲストも多く、最終的な人数が定まらず、会場への料理予約人数を決められないといったケースが多々あるようです。
思ったよりも確定的な出席者が少なく、会場が設定している最低保証人数に満たなかったり、直前でのキャンセルなどでドタバタすることもあります。
これらの対策としては、
・出欠回答期日を少し早め(開催日の2~3週間前)に設定しておく
・開催会場へ、料理の発注期日やキャンセル対応の詳細を確認しておく
・期日1週間前にリマインド連絡を入れる
など、事前に出来ることはやっておいた方が良いかと思います!
7.新郎新婦の要望が多くて細かい・・・
新郎新婦によっては、結婚式二次会にこだわりがあり、細かな要望や希望を出されるケースもあります。
その場合、どういった事をやりたいか、そしてそのやりたい事が実現できるか、など、幹事は各方面へ確認や交渉が必要になってきます。また、新郎新婦のやりたい事のニュアンスを正しく理解しておかないと、色々と調べたり交渉したけれど、結果的に新郎新婦のやりたいことと少しズレがあって、再度確認をし直すといった事態になることもありますので、密な打ち合わせをしておくのがお勧めです。
結婚式二次会の幹事トラブル事例
幹事同士が不仲になってしまった

幹事は色々なことを決定していかなければなりません。
そこで問題になってくるのが、幹事は1人ではなく複数人でやりますので、それぞれの意見や考えがまとまらず、幹事同士で意見の相違が発生してしまったり、ケンカしてしまって不仲になってしまったという事例もあります。
このケンカが発端で、結婚式二次会の後、連絡を取らなくなってしまったり、新郎新婦とも気まずくなってしまい疎遠になってしまう事もあり、せっかくのお祝いの場が最悪な結末となってしまうこともあるようです。
出来る限り幹事同士の打ち合わせに新郎新婦も立ち会って、決定事項に迷いや意見の相違があった場合は、新郎新婦が強い意志を持って決断していくスタイルの方がトラブルは避けられるかと思います!
準備不足で当日ドタバタしてしまった

「当日なんとかなる」と思っていても、当日は想定外の事が起きてしまう事が多いです。事前に入念に準備をしてないと、トラブルが発生すると余計にバタバタしてしまいます。ゲストや新郎新婦にも心配をかけてしまったり、段取りが悪く時間が押してしまう事もあるので要注意です。
受付の会費集計金額が合わず自己負担で補った

当日、現金で会費を徴収する事が多いと思いますが、受付で会費をもらい忘れてしまったり、おつりの金額を間違えてしまい集計金額が合わないこともあります。
ゲストに「ちゃんと会費払いましたか?」と聞きに行くのも申し訳ないですし、どのタイミングでお金が合わなくなってしまったかも分からないので、幹事で足りない分を払い自己負担した方もいらっしゃいます。
司会進行が難しくグデグデになってしまった

全体をまとめるのが上手くても、司会進行は難しいです。司会者はタイムキーパーの役割も担っていますので、会を進行させながら時間の管理も必要です。台本を用意していても、当日の状況によっては臨機応変に現場で対応しないといけないこともあります。
また、ゲストはお酒も飲んでいるので、アナウンスしても聞いてくれない事もあります。ただ台本を読めばいい訳ではないので、素人ですときっちり司会進行をするのはかなり大変です。
会場担当者と言った言わないのトラブルになってしまった

会場の方との事前連絡は、メールではなく電話でする事も多いです。口頭のやり取りですと、言った、言わないのトラブルに発展してしまう可能性が高くなります。大事な事は何度も確認するなど、幹事側も対策する必要があるかもしれません。
友人に幹事をお願いする際には配慮が必要!
二次会会場を決めてから幹事をお願いしましょう!
会場を探すだけでも大変な作業です。「二次会やる事になったから幹事お願い!」と何も決まっていない状況で幹事を依頼すると、依頼された側は困ってしまいます。
断りたいけど友達の頼みは断りにくい…と悩む方もいらっしゃいます。少しでも幹事の負担を減らしてあげる為に、会場は新郎新婦で探しておきましょう。
ゲスト会費で賄えない場合の上限金額を決めておきましょう!

新郎新婦の予算感を伝えておかないと、気づいたら自己負担が数万円もして予算オーバーになってしまったという事も…!
幹事も新郎新婦の自己負担がどれくらいになるか、予算組みまで考えていない場合もあるので、先に新郎新婦で上限金額を決めておくと良いでしょう。
打ち合わせスケジュールは新郎新婦が率先して決めましょう!

幹事に任せっきりにすると、開催日が近いのにまだ何も準備ができていないという事もあります。
また、幹事同士は知り合いではない場合もあるので、コミュニケーションを取りにくい事もあるかと思います。
新郎新婦が間に入って、話を進めててあげるとスムーズだと思います。
友人幹事は会費無料?お心付けを渡す?

幹事をしてくれた方の会費は新郎新婦で負担したり、お心付けを別途渡す方が多いです。
お心付けの代わりに、ギフトカード等のプレゼントを渡す方もいらっしゃいます。
大変な幹事を引き受けてくれているので感謝の気持ちを忘れないようにしましょう!
二次会当日の後片づけは一緒に!

二次会が閉宴しても片付けが残っています。
幹事の方も不安や緊張で疲れているかと思いますので、一緒に手伝ってあげると良いかと思います。
新郎新婦も疲れているかと思いますが、一緒に片付けた方が時短にもなりますよ!
友人幹事が決まっていても二次会代行を依頼できる!?
友人幹事が決まっていても二次会代行の依頼は可能です!
幹事が決まっている状態で、2次会ジェンヌのご相談会に参加され、話を聞いて「これなら友人に頼まなくてもいいよね!」となった新郎新婦様もいらっしゃいます。
友人幹事の方にも「幹事大変だと思うからプロに任せる事にしました!当日はゲストとして楽しんでね!!」と伝えて断れば角も立たないですし、幹事の手間も省けますので、幹事の方も喜ぶかと存じます。
せっかく幹事を依頼しているので、断るのが申し訳ないと感じるようでしたら、受付のみやゲームの進行のみ友人幹事にご依頼される方もいらっしゃいます。
まとめ
幹事はやる事が多く、かなり大変です。
弊社に幹事代行をお任せいただければウェディングのプロがサポートさせていただきますので、安心且つ楽々に二次会の準備ができます。
幹事代行会社をうまく利用して、お二人やご友人の手間をかけずに最高の二次会を開催しましょう!!
結婚式二次会について、お悩みがある方はどんなことでもご相談ください!
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二次会代行プランナー 石川