二次会代行プランナーが結婚式二次会の準備の進め方を教えます！

こんにちは！二次会代行プランナーの宮内です。

二次会の幹事代行歴3年目の私がこれまでの経験を活かし、「二次会代行おすすめ情報」として結婚式二次会や幹事代行に関するお役立ち情報を発信しています。結婚式二次会を検討されている新郎新婦の皆様に少しでもお役に立てれば嬉しいです！

今回は、「二次会代行プランナーが結婚式二次会の準備の進め方」についてご紹介します。

まず最初に押さえておきたいのは、二次会の幹事を誰にお願いするかで準備の進め方が変わるということです。幹事代行業者（プロ）に任せる場合と、友人にお願いする場合とでは、段取りややるべきことの分担が異なります。そこで本記事では、この2つのパターン別に準備のステップを解説していきます。幹事をプロに頼むか友人に頼むかで悩んでいる方も、ぜひ参考にしてみてくださいね。

二次会代行業者に幹事をお願いする場合の準備の進め方

まずは、プロの幹事代行業者に依頼する場合の準備フローを見ていきましょう。基本的な流れは以下のようになります。

1. 二次会代行業者探し
2. 二次会会場探し
3. 招待状の作成
4. 進行内容の打ち合わせ
5. 出欠人数の最終確認（結婚式二次会の約2週間前）
6. 二次会全体の最終確認（同じく約2週間前）
7. 二次会当日

各ステップごとに詳しく解説しますね。

1. 二次会代行業者探し

幹事をプロに代行してもらう最大のメリットは、友人に負担をかけずに会場探し（予約）から当日の進行運営まで丸ごと任せられることです！忙しい新郎新婦にとって、これは本当に大きな助けになります。（2次会ジェンヌのサービス内容と料金の詳細は、【こちら】をご覧ください）

とはいえ、幹事代行業者も今やたくさんあって「どこに依頼しよう…？」と迷ってしまいますよね。業者によって料金体系やサービス内容も違いますし、プランナーの対応も会社によってカラーがあります。ホームページや口コミを見ながらいくつかピックアップして、実際に話を聞いて比較検討するのがおすすめです。

前項の「業者選びのポイント7選」記事でも詳しく述べましたが、即日契約を迫ってくるような業者には注意してください！二次会とはいえ一生に一度の大事なパーティーです。「今日契約しないと割引効きませんよ～」などと契約を急かす会社は、正直なところ避けた方が無難です。お二人が納得するまで検討する時間を与えようとしない時点で、その後も業者本位の対応をされる不安があります。

私もよく友人知人から「どこの会社が良いかな？」と相談を受けますが、2～3社は実際に話を聞いて比べてみるようアドバイスしています。プランナーとのフィーリングも大事ですし、資料だけではわからないことも直接話すとクリアになりますよ。

2. 二次会会場探し

幹事代行会社に依頼した場合でも、会場探しは準備の大きなヤマ場です。代行業者によって対応が分かれるポイントでもあります。

• 会場を提案してもらえる業者: 希望エリアや人数、雰囲気に合わせていくつか候補を提案してくれます。例えば2次会ジェンヌでは、関東・東海で500以上の提携会場の中から人気会場をプロ目線で厳選し、10～15会場ほどご紹介します。そこから気に入った会場を複数ピックアップしていただき、空き状況の確認や料金交渉も代行プランナーが行います。自分たちで一軒一軒問い合わせる手間が省けてかなり楽になりますよ！
• 会場は自分で探すよう言われる業者: 中には「会場探しはサービスに含みません」というスタンスの会社もあります。その場合、結局ゼロから自力で会場検索・予約をすることに…。これでは代行を頼むメリットが半減してしまいますよね。実際、他社さんでは2～3会場紹介がある程度で、それ以上は自分で…というケースも耳にします。

2次会ジェンヌの場合、提携会場一覧は【こちら】で公開していますが、やはり数が多いのでプランナー側で「ご希望に合いそうなもの」を絞って提案します。特に披露宴会場から移動しやすい立地やゲスト人数に合った広さ、新郎新婦のお好きな雰囲気（カジュアル、アットホーム、ラグジュアリー etc.）などを考慮してご案内しています。

他社さんを検討する際も、「会場提案ってしてもらえますか？」と事前に確認すると良いでしょう。会場は準備期間で最初に直面する大仕事なので、そこをしっかりサポートしてくれる業者だと非常に心強いですよ。

なお、気に入った会場が見つかったら仮予約や下見にも進みますが、代行プランナーと一緒に下見可能な場合もあります。プロと一緒に見ると設備チェックなど抜け漏れがなく安心です。

会場探しについてもっと詳しく知りたい方は、「二次会代行プランナーが会場探しをする際に気を付けるポイント6選」もぜひ参考にしてくださいね！

3. 招待状の作成

会場と日程が決まったら、次はゲストへの招待状（案内）を作成しましょう。最近は結婚式二次会でもWeb招待状を利用するのが主流です。幹事代行業者を利用すると、サービス内容にWeb招待状作成ツールが含まれていることがほとんどです。

例えば2次会ジェンヌの場合、Web招待状のフォーマットが用意されており、なんとデザインを120種類の中から選べます！季節感のあるものからカジュアルなもの、オシャレなものまで豊富なので、お二人の雰囲気に合うデザインがきっと見つかりますよ。専用システムにアクセスして必要事項を入力すれば、簡単にオリジナルの招待ページが完成します。

完成したWeb招待状（URL）をゲストにLINEやメールで送ればOK。ゲストには参加/不参加を回答してもらい、そのデータが自動で集計されます。紙のハガキと違って返信もスピーディーですし、出欠管理がとても楽になります。

Web招待状に入れる情報としては、以下のような項目を忘れずに：

• 日時（開始時間と受付開始時間）
• 会場名・住所・アクセス（地図リンクがあると親切）
• 会費（金額と支払い方法。受付で現金の場合はお釣りの心配もあるのでできればピッタリ持ってきてもらうよう記載）
• 服装やドレスコード（特に指定がなければ「平服でお越しください」など）
• 出欠返信の期限（一般的に二次会開催日の3～4週間前くらいを締め切りにすると良いです）
• 幹事代行を依頼している場合はその旨や当日の問い合わせ先（プランナー連絡先など）を入れておくとゲストも安心

返信期限は忘れず明記しましょう。出欠リマインドは代行業者側でもフォローしてくれる場合がありますが、期限を過ぎても未返信の人には個別に連絡するなど抜けのないようにしてくださいね。

4. 進行内容打ち合わせ

招待状を送ってゲスト集めを進めつつ、並行して当日の進行内容を詰めていきます。ここはプランナーと二人三脚で作り上げていくパートです。

「こんな演出をしたい」「余興で友人がダンスをやってくれることになった」など具体的な希望がある場合は、早めにプランナーに相談しましょう。代行業者側で「それは可能です／難しいです」とアドバイスしてもらいながら、プログラムを組み立てていきます。

注意したいのは、やりたいことが代行業者的にはOKでも会場側がNGなケースです。例えば、スモークマシンや特殊な映像設備を使いたい場合、会場の設備環境によってはできないこともあります。そういった特殊演出や機材を検討している場合は、契約前にプランナー経由で会場に問い合わせてもらいましょう。契約後に「この会場ではできません」と判明すると辛いですからね。

進行内容としては、一般的に以下のような流れをベースに考えることが多いです。

• 新郎新婦入場
• 開宴の挨拶
• 乾杯
• 歓談（ゲストとの写真タイムなど）
• 余興またはゲーム1
• 中座（お色直しや新婦ヘアチェンジ等があれば）
• 余興またはゲーム2
• 新郎新婦から感謝の挨拶
• お開き・送賓（お見送り）

もちろんやりたい演出があれば取り入れてOKですし、省略したいものは削ってシンプルにしてもOKです。

余興やゲームは二次会の醍醐味ですが、二次会から参加するゲスト（披露宴に招待できなかった友人など）もいる場合や、「結婚式ではゆっくり話せなかったゲストと歓談したい」という新郎新婦も多いです。ですから、歓談や写真撮影の時間をある程度確保するのが重要なポイントになります。盛り上がるからといってゲームを詰め込みすぎると、ゲストと話せず終わってしまうなんてこともありますのでバランスが大事ですね。

実際に2次会ジェンヌをご利用いただいたカップルからも、「歓談の時間をしっかり取ってもらえたので、久しぶりに会う友人とも話せてよかった」といった声が多いです。プロに任せる場合、そのあたりの時間配分も経験豊富なので安心ですよ。

5. 出欠人数の最終確認（約2週間前）

結婚式二次会の約2週間前になったら、ゲストの出欠予定者数の最終確認を行います。このタイミングで各ゲストに出席可否を締め切ってもらい、最終的な参加人数をプランナーに伝えます。

あわせて、「いつまでなら人数の増減が可能か」も確認しておきましょう。会場やケータリングの都合で、例えば「3日前まで人数変更OK」などルールがあります。それを過ぎると料理の追加手配が難しかったり、逆にキャンセル料が発生したりします。プランナー経由で会場に確認してもらい、「〇日までに最終人数確定」と意識しておくと安心です。

また、よくあるのがゲストからの曖昧な回答です。「未定です」「行けたら行きます」といったお返事が期限までに揃わないケースですね。この場合は人数にカウントしない方向で進めた方が無難です。というのも、「未定」と言っていた方が当日やっぱり来なかった場合、会場や代行業者からその方の分の料金を請求されてしまうことがあるからです。人数不確定なまま多めに料理を用意すると、来なかった分の費用は新郎新婦の負担になってしまいます。

ですので、返信が曖昧なゲストには「難しければ無理しないでね」と伝えつつ、最終カウントには入れずに準備を進めるのがおすすめです。当日飛び入り参加できそうなら立食パーティーなら何とでもなりますし、逆に来ない人の分を用意して余らせてしまう方がもったいないですからね。

6. 二次会全体の最終確認（約2週間前）

出欠人数が確定したら、同じ約2週間前頃に進行内容や持ち込み品など全体の最終確認を行います。代行プランナーと新郎新婦で最終打ち合わせのイメージです。

具体的には:

• 最終プログラム（進行表）の確認: どの順番で何をやるか、タイムテーブルに沿ってチェックします。2次会ジェンヌではクラウド上で進行表を共有し、新郎新婦・プランナー・司会者・会場担当者がそれぞれ確認できるようにしています。全員が同じ進行表詳細を持っている状態ですね。
• 司会者やスタッフへの引き継ぎ: プランナーはこの時点で司会者や受付スタッフ、カメラマン、会場担当者へ必要事項を共有します。新郎新婦から直接司会者に要望を伝えなくても、プランナーがまとめて伝達してくれるので効率的です。
• 持ち込み品リストの確認: ウェルカムボードやプロフィールDVD、ゲーム景品、プチギフトなど、新郎新婦側で用意するものがあればここで漏れなくリストアップします。2次会ジェンヌではアイテムリストを作成し、誰が何を持ってくるか共有しています。「あれ持ってくるの忘れた！」を防ぐためにも、ダブルチェックが大事です。
• 荷造り・搬入準備: プランナーはこのタイミングで当日使う備品一式を箱詰めしたり、抜け漏れがないか荷物の二重チェックを行います。もし新郎新婦に預かっている物があれば一緒に準備しておきます。

特に景品の準備や印刷物の最終版（席次リストやゲーム用紙など）は早めに用意してプランナーに渡しておくと当日がスムーズです。二次会ジェンヌでは、こうした準備物も事前にすべてお預かりし、当日はスタッフが責任を持って持参・設置しています。

この最終確認が終われば、あとは当日を待つのみ…ドキドキしてきますね！

7. 二次会当日

そして迎える二次会当日です！いよいよ本番となりますが、当日の流れを簡単にご説明します。

披露宴がお開きになったら、ゲストへの送賓（見送り）を式場で済ませ、新郎新婦は少し写真撮影などをしてから二次会用の衣装に着替えます。披露宴とは違う衣装にチェンジする場合、この着替え時間を考慮しておきましょう。着替え終わったら二次会会場へ移動です。

移動の際、披露宴会場から二次会に持って行く荷物（装花、ウェルカムボード、受付グッズ、映像DVDなど）がある場合は、披露宴から二次会にも参加するゲスト数名にお願いして運んでもらうと良いです。新郎新婦は着替えなどで手がふさがるので、事前に信頼できる友人に「〇〇を持って先に会場行ってて！」と頼んでおくとスムーズですよ。

二次会会場に向かう際には、2次会ジェンヌの場合現場担当スタッフが待機しています。新郎新婦が会場に到着する大体の時間を伝えておき、着いたら荷物の運搬もあるのでスタッフに迎えに来てもらいます。このあたりも代行業者に頼むとしっかりフォローしてくれる部分です。

到着後は、開宴時間まで会場近くで新郎新婦は待機します。ゲスト受付が落ち着いたタイミングでスタッフが声をかけ、新郎新婦入場となります！その後はもうめいっぱい二次会を楽しむだけですね。

二次会代行を頼んでいる場合、受付対応から司会進行、会費精算、後片付けまで全部スタッフが行ってくれます。新郎新婦はゲストとの会話や写真撮影、イベント参加に専念できますので、本当に心から楽しめると思います。

私が担当したお客様でも、当日は「任せきりで自分たちも思い切り楽しめました！」という声が多いです。二次会後、「友達からすごく良い二次会だったって褒められた」「自分たちはほとんど何もしてないのに(笑)大成功でした」と聞くと、やっぱりプロとしてお手伝いして良かったなあと感じます。

以上が、幹事代行業者に依頼した場合の大まかな準備と当日の流れです。では次に、友人に幹事をお願いする場合はどう進めるのか見ていきましょう。

友人に幹事をお願いする場合の準備の進め方

続いて、信頼できる友人に二次会幹事をお願いする場合の準備フローです。基本的なステップは次のようになります。

1. 二次会会場探し
2. 友人に幹事をお願いする（幹事メンバーの選定）
3. 打ち合わせ1回目（予算組・会費設定）
4. 招待状の作成
5. 打ち合わせ2回目（当日の進行内容）
6. 打ち合わせ3回目（最終確認）
7. 出欠人数の最終確認（開催1～2週間前）
8. 二次会全体の最終確認（開催1週間前）
9. 二次会当日

プロに任せる場合と重なる部分もありますが、友人幹事が主体となる分、それぞれのステップでのポイントが少し異なります。一つずつ説明していきますね。

1. 二次会会場探し

友人に幹事をお願いするにしても、会場探しはまず新郎新婦自身で行うことをおすすめします。できれば新郎新婦が先に候補を絞り込んでおいてあげると、幹事を引き受けてくれた友人の負担が大きく減ります。

二次会の会場探しは思った以上に大変です。特に結婚式シーズンの土曜夜などは人気日程で、良い会場はすぐ予約で埋まってしまいます。さらに大安や年末の忘年会シーズン、春の歓送迎会シーズンなどと被ると、披露宴後の時間帯に貸切できる会場自体が少なかったりします。「空いている会場が見つからない！」と焦る事態も起こりえます。

そうしたリスクを減らすためにも、式の日程が決まったら早めに二次会会場も探し始めるのが吉です。友人幹事に丸投げにすると、友人も仕事やプライベートがある中で会場探しに奔走しなければならず、かなりの負担になります。実際、「幹事にお願いした友人が頑張って探してくれたけど、私たちの好みと合わず結局また探し直した…」というケースも聞いたことがあります。これはお互いに不幸なので、避けたいですよね。

新郎新婦である自分たちで会場をある程度決めてしまえば、幹事を引き受けてくれた友人も準備のスタートが楽になります。最近はネット検索ですぐに結婚式二次会向けの会場情報が出てきますし、口コミサイトやSNSで雰囲気を掴むこともできます。いくつか良さそうな会場をピックアップして、可能であれば二人で下見に行ってみると良いでしょう。下見の際は、披露宴会場からのアクセスや広さ、設備（スクリーン・音響・照明など）をしっかりチェックしてください。

もし「会場探しは友人にお願いしたい」という場合も、自分たちの希望条件（エリア、雰囲気、予算など）は明確に伝えておきましょう。幹事を引き受けてくれる友人も探しやすくなります。

なお、会場探しのコツや注意点については、先述の「ポイント7選」記事内の会場選びポイントも参考になりますのでぜひご覧ください！

2. 友人に幹事をお願いをする

会場の目星がついたら、具体的にどの友人に幹事をお願いするかを決めて声をかけます。一般的には、新郎側から2～3名、新婦側から2～3名、合計4～6名程度の友人グループに幹事をお願いするとバランスが良いでしょう。あまり少ないと負担が集中しますし、多すぎても意見調整が大変なので、このくらいが適切だと思います。

幹事をお願いする際は、誰に何を担当してもらうかざっくりイメージして伝えると親切です。二次会幹事の主な役割としては:

• 全体統括（リーダー格）：全体のスケジュール管理やメンバー間の調整役
• パーティー準備係：景品の手配や会場装飾、進行物の準備など
• 司会進行役：当日マイクを持って進行する役（男女ペアでやることも）
• 受付担当：当日の受付で会費回収や名簿チェックをする役
• 音響操作：BGM再生やマイク音量調整など裏方をする役
• 撮影係：写真やビデオを撮って記録を残す役
• 新郎新婦アテンド：当日、新郎新婦の移動やタイミングをサポートする役（次入場ですよ～と促したり）

全部一人ずつ用意する必要はなく、兼任もできますが、「誰が何をするか」を事前に決めておくと当日バタバタしません。例えば、幹事6名いるなら「AさんBさんは司会進行役ね、Cさんはゲーム企画と景品用意お願い、DさんEさんは受付と会計管理、Fさんは音響と写真お願い」みたいに振り分けます。もちろん友人の適性にもよりますので、得意そうなことをお任せすると良いでしょう。

また、頼む側として心がけたいのは、幹事を引き受けてもらう条件や体制を明示することです。つまり、「新郎側は○人、新婦側は○人にお願いして、みんなで協力して欲しい」というのを最初に伝えておくこと。誰に声をかけるかを事前に考えておいて、「あなた一人に全部お願いするわけではなく、○○も一緒にやってもらう予定だよ」と言えば友人も安心して引き受けやすいですよね。

私の友人で幹事を頼まれた子が「一人で全部丸投げされるかと思って不安だったけど、ちゃんと役割分担して皆でやると聞いて安心した」と言っていました。大切な友人にお願いするのですから、誠意を持って具体的に説明し、快く引き受けてもらえるよう配慮しましょう。

3. 打ち合わせ1回目（予算組・会費設定）

友人幹事メンバーが決まったら、早めに幹事メンバー全員との打ち合わせを行いましょう。第1回目の打ち合わせでは主に予算と会費の設定について話し合います。

まず、新郎新婦側で「二次会にいくらまで自己負担できるか」という大枠の予算観を持っておくと決めやすいです。二次会は基本的にゲストの会費で賄いますが、足りない分は新郎新婦が負担することになります。その自己負担額とゲスト会費のバランスを考えるのがポイントです。

会費を高く設定すれば新郎新婦の持ち出しは減りますが、ゲストの負担は増えます。逆に会費を安くするとゲストは参加しやすいですが、その分自己負担が増えますよね。このバランスをどう取るかです。

一般的な二次会の会費相場は7,000～8,000円くらいと言われています。ただ地域や会場のランクによっては1万円以上の会費のケースもありますし、カジュアルなパーティーなら5,000円程度ということもあります。

おすすめの決め方は、まず二次会全体の概算費用を見積もることです。会場の飲食代×人数 + 景品代 + 演出費 + 諸経費 などを合計して、「大体これくらいかかりそうだ」という金額を出します。そこから逆算して、ゲスト人数で割り算し、妥当な会費を割り出してみます。

例えば:

• 会場貸切＆飲食プラン：1人当たり5,000円
• 景品や装飾などその他費用合計：10万円
• 招待予定人数：50人

とすると、飲食代総額は5,000円×50人＝25万円。その他費用10万円を足して、合計35万円が必要です。ゲスト50人で割ると一人7,000円になります。このケースでは会費7,000円にすれば新郎新婦の自己負担はゼロに近くなります。もし会費6,000円にしたければ、一人1,000円×50人＝5万円は自己負担しよう、といった感じです。

もちろん実際には参加人数が変動したりしますのでざっくりで構いませんが、会費設定と自己負担額の兼ね合いを幹事とも相談しながら決めましょう。

なお、友人幹事からも「みんなだいたい○円くらいなら払ってくれそう」といった意見が出るかもしれません。ゲストの顔ぶれによっても「相場」は変わりますので（学生が多い場合は安め、社会人ばかりなら多少高くてもOKなど）、身近な幹事メンバーの意見は貴重です。

一度会費を決めたら、後で「やっぱり上げます/下げます」は難しいので慎重に決めましょう。特に高くしすぎるとゲストが参加をためらう原因になるので要注意です。

4. 招待状の作成

ゲスト会費の金額が決まったら、招待状（案内状）を作成してゲストに案内します！こちらはプロ依頼の場合とほぼ同じ流れですが、友人幹事主導の場合は、新郎新婦と幹事で協力して作成・送付しましょう。

昨今はWeb招待状が主流なので、無料テンプレートサイトや専用アプリを使うと便利です。いくつか有名なWeb招待状サービスがありますが、無料でも十分おしゃれなテンプレートが使えます。ふたりの写真を入れたり、受付QRコードをつけられたりする機能もあり、紙で出すより断然おすすめです。

Web招待状に入れる内容は前述した通りですが、改めてリストアップすると:

• 日時（開始時間と受付開始時間、日付と曜日も）
• 会場名、住所、アクセス（地図リンクがあれば尚良し）
• 会費（できるだけお釣りのないキリの良い額に）
• 返信締め切り日（開催日の3～4週間前が目安）
• 服装（カジュアルでOKならその旨）
• 幹事や問合せ先の連絡先（当日何かあった時のために）

また、Web招待状には新郎新婦からのメッセージ欄があることも多いです。形式ばった文章でなく、「披露宴では話せなかった皆と楽しい時間を過ごしたいと思っています！ぜひお気軽にご参加ください」といったカジュアルな文面で大丈夫です。

返信締め切りは明記しておき、実際にはその数日前から未返信者に個別フォローするくらいの気持ちでいると確実です。「○月○日までに返信よろしくね！」と締め切りを強調しておきましょう。

5. 打ち合わせ2回目（当日の進行内容）

招待状を送り、ゲスト集めが動き始めたら、幹事との第2回打ち合わせです。ここでは当日の進行内容について話し合います。

新郎新婦がやりたいこと（例：友人の余興を入れたい、新婦からサプライズで新郎に手紙を読みたいetc.）と、友人幹事ができること（例：ゲームを企画できる、映像を作れる人がいるetc.）をすり合わせて、制限時間内に収まるようプログラムを構成していきます。

二次会は通常2時間程度です。その中で歓談や移動の時間も含めると、イベント（ゲームや余興）は多くても2～3個が適切でしょう。それ以上詰め込むと時間が足りなくなります。経験上、ゲームを盛り込みすぎると歓談時間が極端に短くなったり、タイムオーバーして会場側に延長料金を請求されたりすることがあります。せっかく楽しくても、最後時間切れで追われるように終了…となってしまうと少し残念ですよね。

また、ゲーム内容はできるだけシンプルにすることを強くおすすめします。お酒も入っていますし、大人数が複雑なルールを理解するのは意外と難しいものです。ルール説明に時間を取られて間延び…なんてことも。定番のビンゴや〇×ゲーム、じゃんけん大会など、誰でも分かるものの方がウケが良かったりしますよ。

当日の役割分担もこの段階で再確認します。司会進行は誰がやるか（男女ペアなら掛け合いの練習も必要）、受付対応は誰と誰、音響係は誰、などなど。特に新郎新婦のアテンド役は決めておくと良いです。アテンド役の友人には、当日新郎新婦に付き添ってもらい、「次入場だから待機しててね」「ケーキ入刀のタイミングです」など進行をサポートしてもらいます。プロのプランナーがいる場合はプランナーがやることですが、友人幹事だけの場合は誰かがその役回りをする必要があります。

それから、当日かかる費用で幹事メンバーが立て替えるもの（打ち合わせ時の飲食代や備品購入費など）は、新郎新婦が後から負担するのがマナーです。例えば打ち合わせをカフェでやったならそのお茶代とか、景品を買いに行った際の交通費など、細かいですが積もるとそれなりになります。幹事に金銭負担までさせてしまうのは申し訳ないので、「当日の会費精算時にまとめて精算するから領収書とっておいてね」と伝えておきましょう。幹事の交通費や労いも込めて、少し多めに負担するくらいの気持ちでいると良いと思います。

6. 打ち合わせ3回目（最終確認）

続いて、第3回打ち合わせです。これは基本的に結婚式前の最後の週末あたり、つまり二次会本番の1～2週間前くらいに行う最終確認ミーティングです。

ここでは、すでに決まっている会場への発注内容（料理のコースやドリンク内容、オプションプランなど）を確認します。また、会場のレイアウト（席配置やテーブル配置）にこだわりがある場合は、新郎新婦と友人幹事で会場に出向いて直接打ち合わせすることもあります。高砂（新郎新婦の席）の位置、荷物置き場、ビュッフェ台の場所、受付をどこに設置するか…など、事前に決められることは決めておきます。

レイアウトは頭で考えるより現地で確認した方が早いので、時間が許せば会場担当者を交えて最終打ち合わせすると安心です。当日初めてレイアウトを見て慌てるより、事前に「ここにこれを置こう」と分かっていれば準備もスムーズですよね。

また、進行台本の最終チェックもこのタイミングで行います。司会者役の友人がいれば、一通りシナリオを読み合わせてみると良いでしょう。新郎新婦からの挨拶のタイミングや、ゲームのルール説明の手順など細かく確認しておけば当日安心です。私も自分の結婚式二次会では友人に司会をお願いしましたが、前日にファミレスで集まって台本読み合わせをしました。本番の雰囲気をつかめて良かったですよ。

7. 出欠人数の最終確認（1～2週間前）

これはプロ依頼時と同じですね。結婚式二次会の1～2週間前になったら、ゲストの最終出席人数を確定させます。会場へ料理の発注をする必要があるので、期限を守って人数を確定しましょう。

「何日まで人数変更可能か」は会場によりますが、一般的に1週間前くらいまでなら微調整OKなことが多いです。念のため、会場予約時の契約書などでキャンセル規定を確認し、最終回答日を設定してください。

未返信のゲストや「行けたら行く」と言っているゲストがいる場合は、この時点で最終意思を確認します。それでもはっきりしない場合は、来ないものとしてカウントせず準備を進めた方がリスクは低いです。当日急に来られても、椅子や料理はなんとか融通効くこともありますが、来ないのに準備しておいて無駄になる方が痛手ですから…。

人数が確定したら、会場へ料理とドリンクの発注最終人数を連絡します。ビュッフェ形式なら人数×単価で計算されますし、コース形式でも人数分用意されます。人数増減の締め切りもこの段階で厳守しましょう。

あわせて、受付用の名簿を作成します。当日受付をスムーズにするため、参加者全員のリストを男女別・五十音順・フルネームで作り、受付担当の友人に渡しておきます。事前に名前を把握していれば受付で「あれ、この人招待してたっけ？」と慌てることもありません。ゲストから会費をもらったら名前にチェックを入れ、という流れでスムーズに進みます。

8. 二次会全体の最終確認（1週間前）

開催直前（1週間前くらい）には、新郎新婦と友人幹事全員で全体の最終確認ミーティングをしましょう。直前は結婚式準備やら何やらで忙しい時期ですが、ここを怠ると当日に響きます。

最終確認事項の例:

• 再度出欠人数の確認：直前で欠席連絡が来ていないか。最終的に○名で確定、と幹事全員で共有。
• 景品や会場への持ち込み物の到着確認：通販で注文した景品やプチギフトがちゃんと届いたか。持参するものに漏れはないかチェック。
• 友人幹事それぞれの集合時間・当日動きの確認：受付担当は開宴何分前に会場入りする？音響係は何時までに機材チェックする？など。当日のタイムスケジュール（幹事版）を擦り合わせます。
• 会場担当者との当日打ち合わせ項目の共有：すでに会場と取り決めたこと（持ち込みDVDの再生テスト時間など）を全員に周知。
• 音響機材や映像の事前チェック：可能ならこの時点で一度会場に行き、音響や映像を動作確認させてもらうとベストです。特にプロフィールムービー等を流す場合、当日読み込めないトラブルが起きると大変なので、事前テスト推奨です。
• 当日持参するグッズ最終確認：ゲームの備品、受付セット（会費収納用のバッグや封筒、筆記具、お釣り用の小銭など）、プチギフトなど、一式揃っているかチェックリストで確認します。

私の経験では、直前にバタバタしがちなのが「お釣り銭の準備を忘れてた！」です。ゲストの会費を例えば7,000円に設定した場合、5千円札+2千円札でピッタリ持ってくる人ばかりではありません。1万円札で払う人も多いので、千円札と五百円玉の用意は必須です。50人規模なら1万円札20枚くらい崩す想定で準備すると安心かと思います。

9. 二次会当日

そしていよいよ二次会当日です！友人幹事の場合の当日の流れを、新郎新婦目線で追ってみましょう。

披露宴お開き後、ゲスト送賓を済ませたら新郎新婦は写真撮影などを行い、急いで二次会用の衣装に着替えます。披露宴から引き続き二次会に参加する友人などに、二次会会場へ荷物を運ぶのを手伝ってもらうのは先述の通りです。ドレスのままでは自分たちで持てませんので、あらかじめお願いしておいた友人にウェルカムグッズ等を託します。

新郎新婦が二次会会場に向かう際は、幹事の代表に自分たちの到着予定時刻を連絡しておきます。例えば「今着替え終わってタクシー乗ったから、会場には◯時頃着きます！」といった感じですね。幹事側はそれを見計らって会場入口で待機し、荷物があれば手伝い、新郎新婦を控えスペースに案内してくれるでしょう。

新郎新婦は開宴時間まで会場の近く（控室や別室など）で待機します。受付担当の幹事は開場時間からゲスト対応にあたっているはずです。ゲストが一通り揃い、受付も落ち着いたタイミングで幹事から「そろそろ入場しますね」と合図があります。そしてBGMが流れ、新郎新婦入場！となるわけですね。

あとはもう二次会を存分に楽しむのみです。幹事が司会進行や音響を頑張ってくれているはずなので、新郎新婦はゲストとの時間を楽しんでください。お二人が楽しんでいる姿を見るのがゲストにとっても一番嬉しいことですから。

無事二次会がお開きになったら、最後に幹事と一緒に会場の精算や荷物の引き上げを行いましょう。ゲストを見送った後、会費収支の精算をし、幹事には事前にお願いしていた立替分などを支払います。頑張ってくれた幹事に改めてお礼を伝えて、解散です。

私自身、友人主体の二次会にも何度も参加していますが、成功の秘訣はやはり早め早めの準備と、チームワークだと感じます。当日は何かしら想定外のハプニングが起こるものですが、仲の良い友人たちと力を合わせれば大抵のことは乗り越えられますよ！

幹事を引き受けてくれたご友人には、後日改めてお礼をするとさらに良いでしょう。二次会後にみんなで打ち上げするのも楽しい思い出になります。

まとめ

結婚式の準備でさえ忙しい新郎新婦にとって、結婚式二次会の準備もなかなかの重労働です。二次会をやると決めたからには、成功させたいですよね。

二次会準備では、会場探し、会場契約、打ち合わせ、景品準備、出欠管理、音響チェック、荷造り、司会進行、受付業務、写真撮影、後片付け…と本当にやることが盛りだくさんです。これらを全て自分たちと友人だけでやるのは大変ですが、頼りになるご友人がいれば心強いですし、逆にプロに任せてしまうという選択肢もあります。

「忙しくてなかなか手が付けられない」「友人に頼むのは申し訳なくて気が引ける」といったお悩みがある方は、ぜひ幹事代行のプロに任せることも検討してみてください！プロに任せれば準備の負担は一気に減りますし、友人にも気兼ねなく二次会に招待できます。実際、「プロに頼んで正解でした！」という新郎新婦の声はとても多いです。

もちろん、仲の良い友人と一緒に作り上げる二次会も素敵です。その場合も、今回ご紹介した準備の流れを参考にしていただければと思います。ポイントは計画的に進めることと、周囲への感謝を忘れないことです。幹事や協力者への気遣いを大切にすれば、きっとみんなで最高の二次会を作り上げることができますよ。

結婚式二次会について何かお悩みや不安があれば、私たちプロにもぜひご相談ください！どんな小さなことでも構いません。「幹事代行を頼むか迷っている」という段階でも大歓迎です。お二人の理想の二次会が叶うよう、全力でサポートさせていただきます。

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