二次会幹事マニュアル：押さえておきたい準備リストとタイムライン

こんにちは、二次会代行プランナーの鈴木です。
幹事代行プランナーとして6年、多くの結婚式二次会をお手伝いしてきました。
その経験を活かし、「二次会代行おすすめ情報」として結婚式二次会や幹事代行に関するお役立ち知識を発信しています。
結婚式二次会を検討されている新郎新婦の皆さんの参考になれば幸いです。

結婚式二次会の幹事を頼まれたものの、「何から準備すればいいの？」と不安に感じていませんか。
初めての幹事だと、いつ何をすれば良いのか段取りを掴むのが難しいですよね。
そこで本記事では、二次会幹事のための準備マニュアルとして、やることリストとタイムライン（準備スケジュール）を詳しく解説します。
事前準備から当日の段取りまで、このマニュアルを読めば流れが把握できるはずです。

二次会幹事を引き受けたら最初にやること

幹事を依頼されたら、当日までの準備のスタートです。
まずは新郎新婦との打ち合わせを行いましょう。
顔合わせの場で、新郎新婦が思い描く二次会のイメージをヒアリングします（招待するゲストの範囲、カジュアルな雰囲気にするかなど）。
新郎新婦の希望を最優先にしつつ、幹事として実現可能なプランを一緒に考えていきます。
同時に、お互いの役割分担も確認しておきます。
一般的に、新郎新婦側にはゲストへの声かけ（招待）や会費額の決定、会場選びの最終判断などをお願いし、幹事側は会場手配や当日の進行管理、各種手配を担当します。
また、幹事が複数いる場合は代表者を決めておき、今後の連絡窓口や準備作業の取りまとめ役になってもらうとスムーズです。
なお、一般的には新郎側・新婦側から1～2名ずつ、合計2～4名程度の友人が幹事を務めるケースが多いです。
一人に負担が集中しすぎないよう、できれば複数名で協力体制を取れると理想的でしょう。
幹事と新郎新婦で認識を合わせ、二次会の大まかな方向性（予算感や演出の有無など）が決まったら、具体的な準備に取りかかりましょう。

結婚式二次会当日までの準備スケジュール

結婚式二次会の準備は、遅くとも挙式の3〜4ヶ月前にはスタートしたいところです。
ここでは、二次会当日までに幹事が行う主な準備を時系列でご紹介します。
結婚式まで期間が短い場合でも、この順序を参考に優先度高く進めてみてください。

二次会の4ヶ月前〜：会場探し・基本計画の開始

結婚式の約4ヶ月前、新郎新婦から幹事を正式に依頼される時期です。
この頃から二次会開催に向けた本格準備を始めます。
まず、新郎新婦と顔合わせをして基本方針を決めましょう（※すでに行っていればOKです）。
その上で、会場探しに着手します。
人気の会場は数ヶ月前には予約が埋まるため、予算と希望エリアをもとに早めに候補をリストアップしましょう。
新郎新婦と一緒に下見に行き、設備やアクセス面も確認しながら最適な会場を決定します。
並行して、ざっくりと二次会の概要を固めます。
開催日時（披露宴後〇時スタート等）、招待人数の規模、会費の金額設定、パーティーのテーマや雰囲気など、新郎新婦と幹事で意見を出し合いましょう。
この段階で決めた大枠を基に、今後の準備を進めていきます。

二次会の3ヶ月前〜：招待ゲストへの案内と出欠確認

挙式の3ヶ月前になったら、ゲストへの招待案内を始めます。
新郎新婦に招待リストを用意してもらい、メールやLINE、招待状などで二次会の案内を送りましょう。
招待状には日時・会場アクセス・会費など必要情報を明記し、出席可否の返信をもらいます。
出欠の締切目安も伝え、返信状況を管理してください。
この時期は、新郎新婦は結婚式準備で忙しい場合も多いため、幹事がしっかりサポートすることが大切です。
幹事側でも招待リストを共有してもらい、出欠状況を逐一共有しましょう。
可能であればこのタイミングで会場の仮予約を済ませ、おおよその参加人数を会場に伝えておくと安心です。
また、必要に応じて新郎新婦の上司や親族などへ招待状を郵送する準備もサポートします。

二次会の2ヶ月前〜：余興企画・景品手配の準備

挙式2ヶ月前頃から、二次会の具体的な内容を詰めていきます。
まず、二次会のプログラム（進行内容）を検討しましょう。
ゲームや余興を行う場合は、この時期までに内容を決めておきます。
例えばビンゴゲームをするなら景品選びも必要ですし、友人に余興スピーチを依頼するなら早めにお願いしておきます。
新郎新婦から「やりたい演出」（サプライズ映像上映やフォトブース設置など）の希望があれば組み込みつつ、時間配分に無理のない進行を考えます。
プログラムが固まったら、それに沿って必要な備品類の手配を始めます。
ゲームの景品購入、余興で使う道具の準備、会場に持ち込む装飾品の用意など、漏れがないようリストアップして行動に移しましょう。
景品は予算内で魅力的なものを選び、早めに注文・購入しておきます。
あわせてBGMに使う曲のリストを新郎新婦と相談して決めておくと、当日の音響準備もスムーズです。

二次会の1ヶ月前〜：最終打ち合わせ・資料作成

結婚式の1ヶ月前になると、二次会準備も追い込みに入ります。
幹事は新郎新婦と再度最終打ち合わせの場を持ち、二次会の進行詳細や役割分担を最終確認しましょう。
出席者の顔ぶれがほぼ固まったら、受付用の名簿を作成します（名前の読み仮名付きリスト）。
また、会場レイアウトや席次の希望があればこの段階で会場と詰めておきます。
幹事側では、当日に向けて各種資料を準備します。
タイムテーブルや進行台本を作成し、幹事メンバー全員と共有しておきます。
司会進行用の台本には、開始から終了までの流れやセリフのポイントを書き込み、誰がどのタイミングで動くかを細かく想定しておきます。
必要ならリハーサルも行い、本番に備えましょう。
備品類の準備状況もここで最終チェックし、不足があれば直ちに手配します。

二次会の1週間前：最終確認と人数確定

二次会の直前1週間ほど前になったら、準備事項の最終チェックを行います。
出席者の最終人数を確定し、会場へ連絡して当日の飲食手配が問題ないか確認します。
急なキャンセルや追加があれば都度アップデートしましょう。
また、会場への支払い方法や精算タイミングも新郎新婦と打ち合わせておきます。
会費でまかなえない不足分が出る場合の負担についても事前に相談しておくと安心です。
幹事メンバー内では、当日の集合時間・持ち物を再確認します。
受付セット（名簿、筆記用具、釣り銭など）はひとまとめに準備し、景品や機材も忘れずに用意します。
可能であれば前日までに会場に荷物を搬入させてもらい、音響映像機器の動作チェックをしておくと当日がかなり楽になります。
万全の準備で本番に臨みましょう。

二次会当日に幹事が行うこと・注意点

いよいよ結婚式当日、そして二次会当日です。
私がサポートしたある二次会では、開始1時間以上前から幹事全員で入念に準備を行い、ゲストを迎える頃には万全の体制が整っていました。
幹事はゲストより早めに会場入りし、会場スタッフと打ち合わせを行います。
受付周りの設営や、音響機器のセッティング、装飾の配置など、開場前にやることは多岐にわたります。
開宴の1時間前には集合し、幹事全員で役割ごとに準備を始めましょう。
ゲストの受付は開宴30分前から開始するのが一般的です。
受付担当は名簿をもとに出席チェックを行い、会費を受け取ってお釣りを渡します。
全員の到着を確認しつつ、司会担当は開始時刻になったら二次会開宴のアナウンスをします。
乾杯やスピーチ、ゲーム進行など、タイムテーブルに沿ってイベントを進めてください。
タイムキーパー役は常に時計を気にし、予定より押しそうな場合は司会と連携して調整します。
二次会がお開きになった後も幹事の仕事は続きます。
ゲストを見送り、新郎新婦から預かっていた荷物を渡し、会場に対して支払い・精算を行います。
忘れ物がないか会場内を点検し、荷物の回収を済ませましょう。
最後にスタッフへのお礼を述べ、新郎新婦を笑顔で送り出せば任務完了です。
お疲れ様でした！

まとめ：準備は計画的に、困ったときはプロに相談を

以上、二次会幹事の準備リストとタイムラインを解説しました。
二次会当日まで計画的に準備を進めれば、初めてでもきっとスムーズに幹事を務められるはずです。
ポイントは、早め早めの行動とチームワーク。
新郎新婦や他の幹事と密に連携しながら進めることで、当日の不安も軽減されます。
それでも「時間的に厳しい」「自分たちで完璧にできるか心配」という場合は、プロの幹事代行に頼るのも一つの方法です。
私たち2次会ジェンヌでは、経験豊富なプランナーが事前準備から当日の運営までしっかりサポートいたします。
「幹事を引き受けたけど不安…」という方は、どうぞお気軽にご相談ください。
最後までお読みいただきありがとうございました。
幹事として二次会を成功させ、新郎新婦に最高の笑顔を届けましょう！

結婚式二次会幹事代行プロデュース
2次会ジェンヌ
二次会代行プランナー 鈴木